Digitales Projektmanagement für effizientere Carpooling-Kundenprojekte

Das Start-up two-ride UG aus Seefeld bei München führt mit B2RIDE eine Plattform für Mitfahrgelegenheiten bei Unternehmen und Behörden ein. Die Anbindung zwischen Wohn- und Arbeitsort wird für die Mitarbeitenden damit einfach und umweltfreundlich organisiert und das Unternehmen vermeidet einen Mangel an Parkplätzen. Die Kundenprojekte des Start-ups sind sehr individuell und benötigen über einen längeren Zeitraum viele Abstimmungen intern beim Kunden und mit B2RIDE. Um die Prozesse zu vereinfachen und effizienter zu gestalten, wird gemeinsam mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg ein Projektmanagement-Tool eingeführt.

Mittlere und große Unternehmen, Behörden und öffentliche Träger, Verbünde mehrerer Unternehmen in Gewerbeparks – die Kunden von two-ride sind sehr unterschiedlich, doch alle eint ein Problem: Für die Mitarbeitenden sind zu wenige Parkplätze vorhanden oder oft eine schlechte Anbindung an den ÖPNV. Das führt zu Stress und Ärger für das Personal oder Anwohner:innen in umliegenden Wohngebieten. Hinzu kommen die große Schadstoffbelastung und der erhöhte Treibstoffverbrauch, wenn Autos nur einzeln besetzt werden. Die Lösung: eine unternehmensinterne Plattform für Mitfahrgelegenheiten, auf der sich Mitarbeitende selbst organisieren können. Das spart Kosten für Parkraum sowie Fahrtkosten, steigert die Arbeitgeberattraktivität und reduziert Emissionen sowie Verkehr. Das Start-up two-ride begleitet die Unternehmen von der individuellen Konzeption bis über den Roll-out hinaus.

Hoher Abstimmungsaufwand in Kundenprojekten

Die kundenspezifischen Projekte sind komplex, erfordern zahlreiche Abstimmungen und die Erledigung von Aufgaben wie zum Beispiel das Sammeln von Daten für die Machbarkeitsanalyse. Dabei sind zahlreiche Köpfe involviert. Beispielsweise arbeiten Mobilitäts- und Umweltbeauftragte, die Personalabteilung, das Fuhrparkmanagement und die Standortleitung intern im Projekt zusammen. In der E-Mail-Kommunikation geht schnell mal eine Info unter oder eine Aufgabe gerät in Vergessenheit, was das gesamte Projekt ins Stocken bringt. Two-ride kontaktierte deshalb das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg, um in einer Potenzialanalyse die Prozesse in Kundenprojekten zu digitalisieren und effizienter zu gestalten.

In fünf Online-Workshops arbeiteten Barbara Koch (Mobilitätsmanagerin bei two-ride) und Dr. Bernhard Edmaier (Geschäftsführer bei two-ride) mit dem Mittelstand 4.0-Experten Simon Klose (Fraunhofer IIS) an dieser Fragestellung. Das Projektteam nutzte dazu Methoden wie das Anfertigen von Personas, Value Proposition Models und der MoSCoW-Priorisierung, um die Anforderungen der Kunden und des Start-ups an ein effizientes, digitales Projektmanagement-Tool zu definieren. Eine Marktanalyse schaffte einen Überblick über mögliche Tools und schließlich entschied sich two-ride für einen Anbieter, mit dem das Projekt aktuell durchgeführt wird. Nach der Übermittlung der Anforderungen wurde das Tool spezifiziert und bei two-ride getestet. Aktuell sucht das Start-up einen neuen Kunden, der im finalen Live-Test komplett in der Software mit B2RIDE zusammenarbeitet und Feedback gibt.

Digitale Aufrüstung der Kundenprojekte

In der neuen Software legt Frau Koch künftig die Kundenprojekte an, verteilt Rollen mit unterschiedlichen Bearbeitungsrechten an die Ansprechpartner:innen beim Kunden, stellt einen Projektplan ein und vergibt Aufgaben mit individuellen Deadlines. Auch die gesamte Kommunikation läuft über das Tool, damit Infos nicht untergehen und der gesamte Projektverlauf transparent und nachvollziehbar bleibt. Die Erinnerungsfunktion sendet kurz vor Ablauf einer Frist eine E-Mail an die entsprechende Person. Automatische Reports werden ausgegeben, der Status einzelner Arbeitspakete wird angezeigt und die Prozesse verschlankt.

Das Tool sei nicht nur eine Verbesserung für Frau Koch selbst: „Die Software erleichtert auch unseren Kunden die Arbeit, weil dort der interne Koordinationsaufwand sinkt und das gesamte Projekt effizienter und damit auch schneller abläuft. Das spricht natürlich auch für uns als professionellen Partner für Mobilitätslösungen und bringt uns einen Wettbewerbsvorteil.“ Ein angelegtes Projekt lässt sich für einen neuen Kunden auch duplizieren und einfach adaptieren. So sinkt der Initialaufwand in der Projektanbahnung enorm. Projekte werden dadurch skalierbarer, was das Wachstum des Start-ups vereinfacht.

In mehreren Online-Workshops arbeitete two-ride und das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum zusammen. Fraunhofer IGCV

Künstliche Intelligenz verbessert das Fahrten-Matching

Neben der Digitalisierung der Kundenprojekte arbeitet two-ride auch an einem Data-Analytics-Projekt, um die Vermittlungsrate bei der Suche nach einer Mitfahrgelegenheit zu verbessern. Hier spielen viele Parameter eine Rolle: Welches Zeitfenster haben die Personen? Wieviel Umweg wird in Kauf genommen und welche Wohngebiete liegen dann in der neuen Reichweite? Indem all diese Daten ausgewertet, potenzielle Fahrgemeinschaften ermittelt und auch Alternativen zu den eingegebenen Toleranzen angeboten werden, kann die Vermittlungsrate noch einmal deutlich erhöht werden. Das System vermittelt dann nicht nur effizienter, sondern auch bedarfsgerechter. Auch Dienstreisen lassen sich optimieren: Die Software legt Fahrten zusammen oder berechnet, wann sich ein Shuttle für die nächste Dienstreise zum anderen Standort lohnt. Two-ride steht hier noch am Anfang, fest steht aber schon jetzt, dass sich durch Künstliche Intelligenz künftig noch viele weitere Potenziale heben lassen.

Potenzialanalyse – auch was für Sie?

Bei einer Potenzialanalyse besuchen Fachleute aus dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg Ihr Unternehmen und entwickeln gemeinsam mit Ihnen individuelle Lösungsvorschläge für den ersten Schritt in die Digitalisierung. Inspirieren Sie mit Ihrer Geschichte andere Unternehmen, die ähnliche Herausforderungen meistern wollen.

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